なぜコーホート機能が必要なの？

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研修担当者の多くが、新メンバーのコース登録作業に頭を悩ませています。毎年入社してくる新メンバーを一人一人手動で登録する作業は、単純作業の繰り返しで時間もかかります。しかも、うっかり登録を忘れてしまったり、複数コースの設定に手間取ったり…。

そんな悩みを解決してくれるのが、今回ご紹介する受講生の一括管理機能「コーホート機能」です。聞きなれない言葉ですが、仕組みはとっても簡単！ぜひ最後までご覧ください！

コーホート機能の基本を理解しよう

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コーホートって何？

難しく聞こえる「コーホート」ですが、簡単に言うと「グループ自動登録機能」のこと。

例えば、「新入社員グループ」というコーホートを作っておけば、そこにメンバーを追加するだけで、必要な研修コースに自動的に登録されるんです。

どんなメリットがあるの？

コーホート機能を使うには、まず「コーホート」と「コース」をあらかじめ結びつけておく必要があります。この初期設定は必須ですが、いったん設定を済ませてしまえば、あとはコーホートにメンバーを追加するだけで、紐付けられたコースに自動的に登録されます。

例えば、新入社員研修では「ビジネスマナー」「社内規則」「PCスキル」など、複数のコースをセットで受講することが多いですよね。コーホート機能を使えば、これらのコースを自動的に登録できます。一人一人手動でコース登録する手間が省けるうえ、登録漏れの心配もありません。

さらに、CSV一括登録にも対応しているので、大人数でも簡単に登録できます。

コーホートとグループの違い

Moodle（ムードル）には「コーホート」と「グループ」の機能があります。この2つ、似ているようで実は用途が異なる機能なんです。

コーホート機能は「コース登録」のための機能です。事前にコーホートとコースを結びつけておけば、後からユーザーを追加しても、自動的にコースに結び付けられます。

一方、グループ機能は1つのコース内でチーム分けをするために使います。例えば、同じ研修コースを受講している人を「Aチーム」「Bチーム」に分けて、チームごとに課題を提出させたり、ディスカッションをさせたりできます。

つまり、コーホート機能が「ユーザーを入れる箱」だとすれば、グループ機能は「コース内の仕切り」というイメージです。

設定方法を図解で解説！

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1.コーホートの作成

まずは、サイト管理からユーザー、コーホートと進んでいきます。

「新しいコーホートを追加する」をクリックしたら、名称（例：研修生2023）・コンテクスト（コースカテゴリ）・コーホートID・説明など、必要な項目を選択・入力します。「変更を保存する」をクリックします。を入力します。

これで、グループの器ができました。

2.メンバーを登録する

「すべてのコーホート」から、ユーザーを追加したいコーホートを見つけます。

編集したいコーホートの縦三点リーダーのアイコンをクリックし、「割り当て」をクリックします。

「潜在的ユーザ」のリストから、「追加」や「削除」ボタンをクリックしてユーザーを選択します。

「現在のユーザ」に追加された時点で登録完了です。「コーホートに戻る」をクリックし、一覧に戻ります。

大人数の場合は、後述するCSV一括登録がおすすめです。

3.コースと紐付ける

「マイコース」および「コース一覧」から、コーホートを同期したいコースを表示して、メニューの「参加者」をクリックします。

左上の「登録済みユーザ」が表示されているメニューから「登録方法」を選択します。

「登録方法を追加する」から「コーホート同期」を選択します。

コーホート同期画面の「コーホート」の検索窓から、コースと同期させたいコーホートを選びます。1回につき1つのコーホートのみ追加可能です。

「登録方法を追加する」をクリックすると、コースの「登録方法」に新しいコーホート同期が追加されます。

コースの「登録済みユーザ」に、コーホートのメンバーと新しいグループが登録されました。

これで、このコーホートに追加したメンバーは、自動的に指定したコースに登録されるようになります。

CSVの一括登録方法

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人数が多いときは、CSVファイルを使った一括登録が便利です。フォーマットさえ合わせれば、数百人単位でもスムーズに登録できます。

1.コーホート登録用のCSVファイル作成

name（名称）,idnumber（コーホートID）,description（説明）などを記述します。

name（名称）は必須項目です。

2.CSVファイルをアップロード

サイト上部のナビゲーションメニューの「サイト管理」をクリックします。

「ユーザ」タブをクリックし、「アカウント」の中の「コーホート」をクリックします。

「システムコーホート」画面の「コーホートをアップロードする」タブをクリックします。

作成したCSVファイルを、ドラッグ＆ドロップで追加します。

エンコーディングは、テキストエディタで編集したCSVは「UTF-8」、ExcelのCSVは「SHIFT_JIS」を選択してください。

入力したら「プレビュー」をクリックし、プレビュー内容を確認のうえ「コーホートをアップロードする」をクリックします。

よくあるトラブルと解決方法

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Q.コースに登録されないときは？

「コーホート」に追加したのに、コースに登録されない…というケースでは、まずコースとの同期設定を確認してみましょう。コース側の設定が漏れているケースが多いです。

Q.途中削除したい場合は？

研修の途中で受講を終了させたい場合は、「コーホート」からメンバーを削除するだけでOK。自動的にコースからも削除されます。シンプルな仕組みなので、管理も簡単です。

まとめ：コーホート活用のススメ

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「コーホート機能」を使えば、新メンバーの研修コース登録作業が驚くほど楽になります。最初の設定は少し手間かもしれませんが、その後の管理工数を考えると、絶対に導入する価値があります。

特に、定期的に新メンバーが入ってくる組織、複数の必修研修コースがある場合、部署や役職で受講するコースが決まっているケースなどでは導入効果が高いでしょう。みなさんも、ぜひ研修管理の自動化に挑戦してみてください！